ACERVO DOCUMENTAL
Conjunto de documentos sob custódia de um arquivo, biblioteca ou outra entidade.
ACESSIBILIDADE
Disponibilidade dos documentos para consulta em consequência da sua comunicabilidade e da existência de instrumentos de descrição documental.
ACONDICIONAMENTO
Colocação dos documentos em unidades de instalação adequadas à sua conservação e preservação.
ARQUIVO
- Conjunto orgânico de documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou informação.
- Instituição ou serviço responsável pela aquisição, conservação, organização e comunicação dos documentos de arquivo.
- Depósito
COLECÇÃO
- Conjunto de documentos de arquivo reunidos artificialmente em função de qualquer característica comum, nomeadamente o modo de aquisição, o assunto, o suporte, a tipologia documental ou o colecionador. Nesta aceção, opõe-se a fundo.
- Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos do mesmo arquivo, organizada para efeitos de referência (por exemplo, o copiadores de correspondência expedida), para servir de modelo à produção de documentos com a mesma finalidade, ou de acordo com critérios de arquivagem (ex. coleções de documentos de despesa). Nesta aceção, opõe-se a processo.
CONSERVAÇÃO
- Função do arquivo que consiste em assegurar a custódia e preservação dos arquivos.
- Conjunto de medidas de intervenção sistemática e direta nos documentos com o objetivo de impedir a sua degradação, sem alterar as características físicas dos suportes.
CUSTÓDIA
Guarda física de documentos e/ou arquivos, com a consequente responsabilidade jurídica, sem necessariamente implicar a sua propriedade.
DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
A elaboração de uma representação exata de uma unidade de descrição e das partes que a compõem, caso existam, através da recolha, análise, organização e registo de informação que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar a documentação de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que a produziu. Este termo também se aplica ao resultado desse processo (Archival description).
DOCUMENTO DE ARQUIVO
A informação de qualquer tipo, registada em qualquer suporte, produzida ou recebida e conservada por um organismo ou pessoa, no exercício das suas competências, ou atividades.
ELIMINAÇÃO
Destruição de documentos de arquivo, que, na avaliação, foram considerados sem valor arquivístico e/ou histórico que justificasse a sua conservação permanente. Pode ser feita por corte, trituração, incineração e maceração.
ESPÓLIO
Conjunto de documentos de diversa natureza (de arquivo bibliográficos, museológicos, papéis pessoais) que pertenceram a uma pessoa singular ou coletiva.
FUNDO
Conjunto orgânico de documentos de arquivo de uma única proveniência. É a mais ampla unidade arquivística. Opõe-se a coleção.
GUIA
Instrumento de descrição arquivística elaborado para efeitos de comunicação que abrange, numa perspetival exaustiva ou seletiva, um ou mais acervos documentais. Poderá incluir informação de carácter geral, normalmente sumária. Sobre a(s) entidade(s) de custódia e menção de outras fontes de informação sobre os conjuntos documentais a que se refere. Nos guias exaustivos a descrição situa-se, por via de regra, ao nível dos conjuntos documentais mais vastos: arquivos ou coleções factícias.
PRODUTOR
A pessoa coletiva, família ou pessoa singular que produziu, acumulou e/ou conservou documentos de arquivo no decurso das suas atividades. Não confundir com colecionador.
PROVENIÊNCIA
- Em arquivo corrente, entidade produtora dos documentos recebidos.
- Em arquivo intermédio ou definitivo, entidade produtora do arquivo .
SELECÇÃO
Operação que decorre da avaliação e consiste em separar os documentos de arquivo a conservar permanentemente dos que deverão ser eliminados.
SÉRIE DOCUMENTAL
Conjunto de documentos ou processos a que, originalmente, foi dada uma ordenação sequencial, de acordo com um sistema de recuperação de informação. Em princípio, os documentos de cada série deverão corresponder ao exercício de uma mesma função ou atividade, dentro de uma mesma área de atuação.
UNIDADE DE INSTALAÇÃO
Unidade básica de cotação, instalação e inventariação das unidades arquivísticas. São unidades de instalação: caixas, maços, livros, rolos e pastas, etc.
VALOR ARQUIVÍSTICO
Valor atribuído a um documento de arquivo ou a [um processo ou conjunto de documentos de arquivo], para efeitos de conservação permanente num serviço de arquivo. Resulta do seu valor probatório e/ou relevância do seu valor informativo.
VALOR EVIDENCIAL
Valor inerente aos documentos de arquivo na medida em que os mesmos são a evidência registada das transações efetuadas no início, condução ou conclusão das atividades da entidade que os produz, independentemente dessas atividades serem ou não juridicamente relevantes.
VALOR INFORMATIVO
Valor decorrente da informação veiculada por um documento de arquivo ou [por um processo ou conjunto de documentos de arquivo]. Deste ponto de vista, são especialmente relevantes os que, independentemente do fim para que foram elaborados, testemunham a constituição e funcionamento da administração produtora e/ou fornecem dados ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos. Também chamado valor secundário.
VALOR LEGAL
Valor decorrente da relevância de um documento de arquivo, para comprovar, perante a lei, um facto ou constituir um direito.
VALOR PRIMÁRIO
Valor primeiro e inerente aos documentos de arquivo, diretamente relacionado com as razões que estiveram na origem da sua criação – cumprir funções de prova administrativa, legal ou financeira.
VALOR SECUNDÁRIO
Valor atribuído aos documentos de arquivo para efeitos de conservação permanente. Resulta do reconhecimento da sua utilidade para fins de investigação, na medida em que possam assumir funções de testemunho para a preservação da memória coletiva e/ou da memória da entidade produtora.
VALOR PROBATÓRIO
Valor inerente aos documentos de arquivo, na medida em que consignam ou comprovam factos, constituem direitos e obrigações e são reconhecidos como garantia e fundamento de atos, factos e acontecimentos. Também chamado valor administrativo ou primário.