1. Princípios normativos

O Arquivo das Juntas de Freguesia do Centro Histórico de Lisboa (AJFCHL), empenhado na salvaguarda e conservação do património histórico, pretende também facultar o acesso ao seu acervo documental, assegurando aos utilizadores todos os meios possíveis e necessários ao estudo e à investigação.
Estas Normas são estabelecidas na procura do equilíbrio entre dois princípios: o princípio da Responsabilidade Patrimonial e o princípio da Liberdade de Acesso à Informação, assim, algumas restrições nelas contidas derivam da obrigação que cabe à Junta de Freguesia de Santa Maria Maior (JFSMM) de prolongar o legado documental à sua guarda.

2. Condições de acesso

  1. O AJFCHL é um arquivo de acesso condicionado, estando o mesmo sujeito às normas definidas neste documento.
  2. O acesso ao Arquivo Definitivo pode ser efetuado todos os dias úteis, nos seguintes períodos:
    a) Das 11:30 às 17:30 para utilizadores internos;
    b) Das 13:30 às 17:30, para utilizadores externos.
  3. São utilizadores internos, todos os funcionários e colaboradores da Junta de Freguesia de Santa Maria Maior.
  4. São utilizadores externos qualquer cidadão individual ou pessoa coletiva.
  5. No caso dos utilizadores externos à JFSMM, o acesso ao arquivo é gratuito e carece de autorização prévia dos responsáveis pelo AJFCH.
    O pedido, devidamente fundamentado, será dirigido, por carta ou e-mail, a:
    Arquivo das Juntas de Freguesia do Centro Histórico de Lisboa
    Rua Vitor Cordon, n.º 22
    E-mail: arquivo@jfsantamariamaior.pt
  6. Não é permitido a qualquer dos utilizadores:
    a) Praticar quaisquer actos que perturbem o normal funcionamento do Arquivo;
    b) Alterar a ordem pela qual os documentos se encontram arrumados nas respetivas unidades de instalação, assim como, deixar os documentos fora das mesmas;
    c) Fazer sair do Arquivo qualquer documento sem expressa autorização do responsável do Arquivo;
    d) Utilizar máquinas fotográficas, scanners, canetas óticas ou qualquer instrumento que permita a reprodução de documentos;
    e) Entrar na sala de leitura com objetos que não sejam necessários à própria consulta;
    f) Danificar documentos através de anotações ou sublinhados, marcar a página pretendida com qualquer objeto que não o marcador, colocar livros abertos uns sobre os outros ou forçar as encadernações, tossir diretamente sobre os documentos ou molhar os dedos para virar as folhas, ou praticar quaisquer outros atos lesivos da boa conservação dos documentos;
  7. Existem instrumentos para pesquisa da parte do acervo documental já tratada, disponíveis nas instalações do AJFCHL.

3. Consulta de documentos

  1. O AJFCHL reserva-se o direito de condicionar a consulta da documentação original sempre que esta se encontre em mau estado de conservação. Esta poderá ser facultada apenas em cópia, (papel ou digital), caso exista;
  2. É condicionada a consulta de documentação que contenha dados protegidos pelas restrições impostas pelo decreto-lei 16/93 de 23 de janeiro, art. 17. Regime geral de arquivos e do património arquivístico.
  3. A consulta da documentação que se encontra comunicável, funciona mediante marcação prévia, em formulário próprio, e processa-se nas instalações do AJFCHL, após análise da solicitação e respetiva aprovação. Os elementos pessoais constantes do formulário são confidenciais e destinam-se exclusivamente para o funcionamento interno do serviço de arquivo e para fins estatísticos.
  4. A admissão à consulta pública obedece às seguintes condições
    a) Têm acesso à consulta do AJFCHL todos os cidadãos nacionais e estrangeiros maiores de 18 anos;
    b) Excepcionalmente, e mediante autorização do responsável pelo Arquivo, poderá ser permitido o acesso a menores de 18 anos.
  5. Para a consulta devem os utilizadores comprovar a sua identidade, apresentando o cartão de cidadão, ou documento oficial (para os utilizadores externos), e o cartão de funcionário (para os utilizadores internos).
  6. O utente deverá atender às informações e observações dos técnicos do Arquivo, em tudo o que diga respeito ao seu funcionamento e à consulta das espécies documentais.
  7. Se durante a consulta o utilizador se aperceber de alguma anomalia (erro de cotação, mau estado, etc.) deve comunicá-lo ao funcionário presente na sala e só a estes é permitido a sua correção.

4. Reprodução de documentos

  1. A reprodução de documentos será feita através da impressão da imagem digitalizada, sempre que as condições técnicas o permitam. Poderá ser condicionada a reprodução de um documento segundo critérios de conservação
  2. A reprodução de obra integral ou documento restrito está sujeita à tutela das disposições legais referentes ao direito de autor, aos direitos conexos ou a quaisquer outros direitos ou obrigações que subsistam sobre os dados, obras, prestações ou outros elementos incorporados numa base de dados; à segurança, à confidencialidade, à proteção dos dados pessoais e à vida privada; ao acesso aos documentos públicos.
  3. A utilização de reproduções na difusão dos documentos para fins de publicação, tese, trabalho de investigação, exposição ou exploração comercial carece de autorização superior do responsável máximo da JFSMM.
  4. As referidas reproduções devem ter expressa a proveniência “AJFCHL” e, preferencialmente, a sua cotação. Os autores das mesmas serão convidados a entregar dois exemplares para constar do acervo da Biblioteca, a título de direitos patrimoniais.
  5. Devido aos riscos de segurança, a gravação de documentos ou imagens em pendrives é interdito. A cedência de documentação digitalizada pode ser feita através de e-mail.
  6. As reproduções estão sujeitas ao pagamento constante na Tabela de Preços em vigor na JFSMM.

5. Empréstimo e Requisição

  1. Os pedidos de empréstimo, excepcional e temporário, devidamente fundamentados, serão feitos através de formulário e terão, obrigatoriamente, a aprovação do responsável pelo AJFCHL e do responsável máximo da JFSMM, que o custodia. Serão salvaguardadas as condições de acondicionamento, conservação e transporte das espécies documentais emprestadas, sujeitas a cobertura de seguro.
  2. O empréstimo excecional e temporário de documentos ou fotografias, para iniciativas que se considerem relevantes, a realizar por serviços da JFSMM, deverá cumprir as condições descritas no ponto 1, com exceção da cobertura de seguro.
  3. De forma a salvaguardar o património documental, todas as requisições devem privilegiar a consulta em formato digital. Nos casos em que a documentação pretendida não se encontre digitalizada, a solicitação será alvo de análise. Caso se justifique a digitalização da documentação, o ADJFCHL procederá à mesma.
  4. Para um eficaz controlo da movimentação de processos/documentos a requisição terá 3 vias. O original ficará no arquivo, um duplicado ficará no lugar do processo/documento retirado e um triplicado será entregue ao requisitante, junto com a documentação. O acto de devolução será anotado no original e no duplicado que é devolvido ao requisitante.

6. Aplicação

  1. Os utilizadores que não respeitarem as disposições deste regulamento serão convidados a abandonarem as instalações do arquivo.
  2. A degradação ou roubo de documentos serão objeto de penalização segundo a legislação em vigor.
  3. O presente Regulamento poderá revisto, sempre que tal se revele pertinente, para um mais correto e eficiente funcionamento do AJFCHL.