Tratamento prévio dos documentos
Numa primeira abordagem ao acervo e preparação para a fase da instalação e organização, a documentação foi retirada das caixas de cartão e dos sacos, onde se encontrava depositada, e separada do que não era documento de arquivo. Procedeu-se, então, à higienização da documentação contaminada com pó, humidade, fungos e outras pragas. Isto tem-se traduzido numa limpeza de superfície dos documentos, por via mecânica, recorrendo ao uso de pincéis ou panos e, em alguns casos, a planificação (desdobramento) dos documentos, no sentido de recuperarem a sua forma original. Em muitas situações, a documentação teve que ser transferida para pastas novas, para travar a oxidação do papel, causada pelo envelhecimento dos elementos metálicos presentes nas pastas e nos documentos. A extração de elásticos, clips, agrafos e outros materiais encontrados, que também contribuem para a sua deterioração, é uma tarefa que, por ser delicada e morosa, ainda está em curso.
Organização e Descrição documental
“Organizar um espólio documental equivale a torná-lo perceptível, criando instrumentos de descrição que permitam uma eficaz recuperação da informação por parte dos utilizadores.”
Não tendo sido possível identificar ou reconstituir a organização original da maior parte destes espólios, e respeitando os princípios da arquivística, depois de consultada documentação pertinente (anexo IV), entendeu-se proceder à organização e classificação, de cada fundo, de acordo com três critérios principais: Orgânico, funcional e por tipologia documental. Dentro de cada uma destas subdivisões os documentos foram ordenados cronologicamente.
Assim, e tendo em vista a sistematização deste processo, procedeu-se à elaboração de um quadro de arranjo documental, com indicação da ordem estabelecida, intelectual e fisicamente, e respetiva correspondência com os códigos de referência e prazos de conservação legais (Portaria 1253/2009).
Simultaneamente, parte da documentação tratada tem sido digitalizada, segundo os critérios: risco de desaparecimento; mau estado de conservação; importância e/ou interesse. Foi, ainda, construída uma base de dados com o inventário da documentação tratada, que tem vindo a ser preenchida, e que contém, entre outros, os seguintes campos:
| Código do fundo | Código do subfundo | Título do documento | Data inicial | Data final | N. Ref. da TSD | Suporte | Localização | Observações |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PT/JFSMM/LSB48/ | CUNFSJL/ | [Livro de actas n.º 2] | 1939-01-27 | 1945-12-03 | 370 | Papel | S3E1P2V002 | |
| Portugal/Junta de Freguesia de Santa Maria Maior/código da freguesia (IAN/TT:2006) | Comissão da União Nacional da Freguesia de São Julião | Título “original” ou [atribuído] | Tabela de Selecção Documental,anexa à portaria 1253/2009 | Sala 1 Estante 1 Prateleira 4 Volume 002 | "Actas Comissão da União Nacional da Freguesia de S. Julião Nº 2" |
Finalmente, para uma melhor divulgação do acervo, foi elaborado este guia, «Instrumento de descrição arquivística elaborado para efeitos de comunicação que abrange, numa perspectiva exaustiva ou selectiva, um ou mais acervos documentais. Poderá incluir informação de carácter geral, normalmente sumária. Sobre a(s) entidade(s) de custódia e menção de outras fontes de informação sobre os conjuntos documentais a que se refere. Nos guias exaustivos a descrição situa-se, por via de regra, ao nível dos conjuntos documentais mais vastos: arquivos ou colecções factícias.»
NP 4041. 2005, Informação e Documentação -Terminologia arquivística : conceitos básicos. Lisboa : IPQ